Для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, которые осуществляют проверку перед заключением договора лизинга или в период его исполнения, в комплект документов целесообразно включить следующие документы.
Первый блок — согласие на передачу персональных данных третьим лицам для целей идентификации, проверки и обновления сведений по 115-ФЗ. В нем нужно описать категорию третьих лиц или конкретных получателей, цель передачи, категории персональных данных и действия с ними.
Второй блок — согласие на получение персональных данных о субъекте от третьих лиц и из информационно-аналитических сервисов. Это особенно важно, если компания получает не только сведения, переданные самим клиентом, но и дополнительные данные из внешних источников.
Третий блок — уведомление или механизм уведомления по статье 18 152-ФЗ для случаев, когда данные получаются не от субъекта. В документе должны быть отражены источник данных, цель обработки, правовое основание и круг пользователей данных.
Четвертый блок — поручение обработки персональных данных, если сервис фактически обрабатывает данные по заданию лизинговой компании. В договоре с таким сервисом должны быть закреплены цели обработки, перечень действий с персональными данными, обязанности по конфиденциальности, требования к защите данных и ответственность сторон.
Если ваша компания использует внешние сервисы для KYC, AML и проверки контрагентов, стоит проверить не только договор с сервисом, но и весь путь персональных данных: от анкеты клиента до выгрузки отчета и хранения результатов проверки.
В описываемой схеме компания передает данные в сервис, и, как правило, ответ сервиса сохраняет в информационную систему, реже в папку с названием приблизительно «Проверка по 115-ФЗ»; это хранение результата проверки тоже нужно описать в процессе обработки персональных данных. За оценкой можно обратиться к экспертам Б-152.